Wichtige Informationen zu Kassensysteme
Begriffe:
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KIAB |
KIAB bedeutet Kontrolle illegaler Arbeitnehmerbeschäftigung und ist ein Erhebungsorgan des Finanzamtes, das vor allem vor Ort bei den Unternehmen arbeitet |
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Z-Bons oder Z-Bericht |
Der Z-Bericht wird am Tagesende ausgedruckt und wird von der Registrierkasse aus den Speicherdaten erstellt. Er steht für „zeigen und löschen“ der Daten und gibt Informationen über die Verkäufe eines Tages |
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X-Bons |
können jederzeit ausgedruckt werden, um den aktuellen Stand aller Verkaufsdaten zu sehen. Die Daten werden nach dem Ausdruck nicht gelöscht |
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GT-Stand |
GT bedeutet „grand total“ und ist der Betrag der aufsummierten Umsätze seit Bestehen der Kassa |
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EPROM-Kassen |
Abkürzung für Erasable Programmable Read-Only Memory, wörtlich: lösch- und programmierbar |
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PLU-Zähler |
zeigt die Anzahl der verkauften Stücke dieses Tages |
In der Gastronomiebranche wird bei Betriebsprüfungen oder im Zuge einer KIAB Überprüfung ein besonderes Augenmerk auf das Kassensystem geworfen.
Hier stellt sich die Frage, welches Kassensystem gewählt werden sollte und welche Form die vorzuzeigenden Berichte haben sollten.
Es gibt vereinfacht gesagt drei Arten von Kassensystemen. Mechanische Kassen, die über keine Datenträger verfügen und kein elektronisches Journal speichern. Bei diesen Kassen ist die chronologische und nachvollziehbare Ablage aller Journalrollen wichtig (Achtung: Thermopapier, das verblassen kann, sollte nicht verwendet werden, da der Verwender für die Lesbarkeit verantwortlich ist). Es gibt keine Datenträgerproblematik.
Weiters gibt es sogenannte EPROM Kassen. EPROM Kassen haben nur einen begrenzten Kurzzeitspeicher. Hier muss der Steuerpflichtige für den rechtzeitigen und vollständigen Datentransfer sorgen, da dem Prüfer sämtliche Daten elektronisch zur Verfügung gestellt werden müssen. Technische Unmöglichkeit ist kein Ausnahmegrund! Können die Daten nicht auf Datenträger zur Verfügung gestellt werden, so führt dies zu einem Zweifel an der sachlichen Richtigkeit der Buchführung und kann eine Schätzungsproblematik auslösen.
Die dritte Art sind sogenannte PC-Kassen. Da hier oft Manipulationsmöglichkeiten gegeben sind, gelten ganz besonders strenge Anforderungen an das System und die Berichte. Bei PC Kassen wird auf die Datenverfügbarkeit und die Vollständigkeitsdokumentation Wert gelegt. Die elektronische Verfügbarkeit von Erfassungsjournalen, Sequenznummern, Systemzeit und Systemdatum ist von großer Bedeutung.
Eine Zertifizierung von Kassensystemen durch die österreichische Finanzverwaltung wird nicht vorgenommen!
Aus den Speicherdaten können in der Regel folgende Berichte erzeugt werden: Bedienerbericht, Artikelbericht (PLU), Warengruppenbericht, Periodenbericht, X-, Z-Bons und GT-Stand. Daneben erfolgt die chronologische Protokollierung (Journal).
Von der Anzahl an möglichen Berichten soll hier auf den sogenannten „Z-Bericht“ näher eingegangen werden. Für die Dokumentation und Prüfbarkeit der Ordnungsmäßigkeit sollte der Z-Bericht folgende Inhalte ausweisen:
- Name des Unternehmens
- Z-Zähler (Zahl der erfolgten Nullstellungen)
- Datum/Uhrzeit
- GT-Speicherstand
- PLU-Zähler
- Kundenzähler
- Tagesumsatz
- Zahlungswege (bar oder Kreditkarte)
- Stornierungen/Retouren
- Trainingsumsätze
